Tips voor een optimale samenwerking met je boekhouder

Een fijne samenwerking met je boekhouder kan een wereld van verschil maken voor jou, als ondernemer. Toch merk ik dat het niet altijd even “smooth” verloopt. Daarom leek het me handig om antwoord te geven op een paar prangende vragen.

Wat mag je nu precies verwachten en wat niet? 

In dit artikel bespreken we de essentiële taken van een boekhouder, geven we tips om de juiste professional te kiezen en kijken we naar handige tools die je kunnen helpen als je toch kiest om bepaalde taken zelf te doen.

Welke basisverwachtingen mag je als ondernemer hebben van je boekhouder?

Verzamelen en Verwerken van Data

Een van de fundamentele rollen van een boekhouder is het verzamelen van alle relevante financiële documenten en zorgen dat deze tijdig en correct worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan btw-aangiftes, jaarrekeningen en andere belastingaangiftes (denk aan je aangifte in de personenbelasting en/of vennootschapsbelasting o.a.).

Of je nu een eenmanszaak of een vennootschap hebt, deze basistaken moeten goed lopen om juridische en financiële problemen te voorkomen.

Sociale Bijdragen

Idealiter gaat je boekhouder ook regelmatig even checken of je sociale bijdragen nog op een correct loon/verwachte winst berekend worden.

Want het laatste wat je als ondernemer wilt, is een onverwachte afrekening van sociale bijdragen in je brievenbus. Daar heb je cashflowgewijs meestal geen rekening mee gehouden, dus die kunnen we missen als kiespijn.

Sociale bijdragen worden in eerste instantie berekend op je inkomen van 3 jaar geleden, het is dus belangrijk dat - indien er intussen grote wijzigingen zijn gebeurd - de berekening van jouw sociale bijdragen regelmatig bekeken wordt.

GOEIE AFSPRAKEN, GOEIE VRIENDEN 🤝🏼

Communicatie en Vertrouwensband

Je boekhouder is bezig met vertrouwelijke en belangrijke info over jouw business, het is dus belangrijk dat je vanaf het begin een klik voelt en dat je open kan communiceren en vragen stellen als dat nodig is.

Vraag jezelf af of je boekhouder beschikbaar is voor vragen en of hij/zij proactief met je meedenkt. Een vertrouwensband is essentieel; je moet er zeker van zijn dat je financieel beheer in veilige handen is.

Risicoaversie bij boekhouders

Ze gaan het niet graag horen, maar ik ga het toch - met veel liefde - zeggen: veel boekhouders zijn van nature risicoavers, meer gericht op veilig stellen dan op ondernemen. Dit kan soms botsen met de ondernemende geest van jou als ondernemer, want jij ziet het soms anders en je bent vaak bereid om meer (berekende) risico’s te nemen voor potentiële groei.

Miscommunicatie

Misverstanden ontstaan vaak wanneer verwachtingen niet duidelijk zijn. Bijvoorbeeld; een ondernemer verwacht misschien proactieve adviezen, terwijl een boekhouder zich vooral richt op nauwkeurige verwerking van gegevens. Daarom is het cruciaal om duidelijke afspraken te maken over wat je van elkaar verwacht.

Wat wil je dat je boekhouder wel en niet doet?

Hoeveel besprekingen mag je per jaar verwachten?

Heb je zelf toegang tot je cijfers?

Wanneer en hoeveel wordt er gefactureerd? vb. elke maand een vast bedrag, op uurbasis, kwartaalfacturatie,...

Zorg ervoor dat dit op voorhand duidelijk afgesproken is.

🚨 Proactiviteit 🚨

De meeste ondernemers vertellen mij dat ze vooral pro-activiteit missen bij hun boekhouder, maar dit is nu net NIET wat je als basisverwachting mag hebben.

Een boekhouder werkt altijd in het verleden.

Ze sluiten een jaar dat voorbij is af, ze doen de BTW-aangifte voor een kwartaal dat voorbij is.

Een boekhouder gaat dus niet per sé meekijken en meedenken en plannen maken over jouw financiële toekomst. That’s where we come in ;)

Wat je als ondernemer ook vaak mist is grip op je bankrekening, soms lijkt het wel of het geld dat binnenkomt even rap weer buiten vliegt 💸.

Ook dat is iets dat we vaak samen in kaart brengen zodat onnodige stress vermeden kan worden.

Klinkt dit herkenbaar en wil je eens bekijken of we jou hiermee kunnen helpen? Plan HIER gerust een vrijblijvend gesprek in

HET KIEZEN VAN DE JUISTE BOEKHOUDER

Digitalisatie!

In het huidige digitale tijdperk is het belangrijk dat je boekhouder modern en efficiënt werkt. Als ze nog niet op de digitale trein zitten, kijk dan verder want de kans dat je als ondernemer te weinig inzicht en overzicht gaat hebben op je cijfers is groot.

Tools zoals Billit, Moneybird en Dexxter kunnen het proces van gegevensuitwisseling en facturering veel soepeler laten verlopen.

Vergelijk en Beoordeel

Neem de tijd om verschillende boekhouders met elkaar te vergelijken. Let hierbij op hun communicatiestijl, de mate van proactiviteit en de tools die ze gebruiken. Vraag gerust naar hun expertise en ervaringen met soortgelijke bedrijven als die van jou.

DIY: Softwareoplossingen

Er zijn verschillende software oplossingen beschikbaar die je kunnen helpen bij je eigen boekhouding. Dexxter, gemaakt door ex-boekhouders, biedt bijvoorbeeld veel tutorials die je door complexe fiscale vraagstukken heen leiden. 

Moneybird en Accountable zijn andere goede opties die gebruiksvriendelijk zijn en je kunnen helpen om je administratie op orde te houden.

Deze tools bieden vaak gepersonaliseerde adviezen en alerts, zoals herinneringen voor btw-aangiftes en sociale bijdragen. Hierdoor kun je als ondernemer je fiscale zaken beter managen zonder altijd afhankelijk te zijn van een boekhouder.

Heb je nog geen digitale facturatietool?

Bekijk dan zeker even factuursturen.be

CONCLUSIE

De juiste boekhouder kan een enorme meerwaarde zijn voor je bedrijf, maar zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt, een vertrouwensband opbouwt en gebruik maakt van handige tools om jullie samenwerking zo vlot mogelijk te laten verlopen.Op die manier zorg je ervoor dat je financiële zaken goed op orde zijn en kan je je focussen op het laten groeien van je onderneming.

Weet dat je boekhouder vooral met data uit het verleden werkt en dat proactiviteit dus geen basisverwachting mag zijn.

Wil je aan de slag met het bouwen van toekomstplannen en/of wil je meer grip op je cashflow? Laat hier gerust jouw gegevens achter en we nemen graag contact met je op.